Uw AI-inventaris opbouwen

Het antwoord in dertig seconden

Geen enkel artikel verplicht u een « AI-inventaris » bij te houden als u zich beperkt tot gangbare tools. Het is dus geen verplichting — het is het enige document waarmee u weet wat u hebt, waarmee u ziet wanneer een toepassing naar hoog risico overhelt, en waarmee u kan aantonen, als men het vraagt, dat u de zaak ernstig hebt genomen. Een rekenblad volstaat.

De zeven kolommen die volstaan

• De tool — naam, versie, uitgever.
• Waarvoor het dient — in één zin, in de taal van het vak, niet die van de IT.
• Wie het gebruikt — de dienst, en het aantal personen.
• De gegevens die hij krijgt — en vooral: zitten er persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens bij?
• Uw rol — gebruiksverantwoordelijke, aanbieder, importeur.
• De mate van menselijk toezicht — wordt de beslissing door iemand nagelezen, en door wie?
• De verantwoordelijke — een naam, geen dienst.

Voeg een achtste kolom toe als u later tijd wil winnen: de datum van de laatste herziening. Het downloadbare model telt er negen — het voegt de datum van de laatste herziening en de naam van de aanbieder toe, degene aan wie u te zijner tijd de documentatie vraagt.

Het onzichtbare gebruik, dat is de echte kwestie

Een inventaris die alleen de door de directie gekochte tools bevat, is een valse inventaris. In bijna elke onderneming is AI binnengekomen langs drie deuren die niemand officieel heeft geopend:

• De persoonlijke accounts — een medewerker gebruikt zijn eigen abonnement op een generatieve assistent om sneller te werken.
• Les toegevoegde functies in software die u al had: automatische samenvatting in de mailbox, transcriptie in het videovergadertool, suggesties in de tekstverwerker.
• Les gratis tools die men op het web ontdekt voor een eenmalige taak — een beeld retoucheren, een contract vertalen, een tekst genereren.

De juiste methode is geen vragenlijst, maar een gesprek van twintig minuten per dienst, met één eenvoudige vraag: « wat doet u sinds zes maanden tijd winnen? ». Die antwoorden staan nooit op een factuur.

Een concreet voorbeeld

Een kmo van dertig personen dacht twee AI-tools te hebben. Na een ronde langs de diensten: een generatieve assistent die de halve bureauploeg via persoonlijke accounts gebruikte, een automatische transcriptie van vergaderingen die standaard aanstond, een fotoretouchetool bij marketing, een scoringmodule in de verkoopsoftware, en een automatische sortering van sollicitaties in de rekruteringstool. Vijf toepassingen, waarvan één met hoog risico. Geen enkele was gedocumenteerd.

Wat u morgen al kan doen

• Maak de tabel en vul ze in voor slechts drie tools — klein beginnen is beter dan nooit beginnen.
• Ga langs de diensten met de vraag over tijdwinst.
• Duid één verantwoordelijke aan, één persoon, en noteer de datum van de volgende herziening.

Veelgemaakte fouten

Het verwarren met het AVG-register. Het zijn twee verschillende documenten: het ene lijst verwerkingen van persoonsgegevens op, het andere AI-systemen. Ze overlappen vaak, ze vervangen elkaar nooit.

Het één keer doen. Een inventaris die niet wordt herzien, veroudert op drie maanden — dat is het tempo waarin uitgevers AI-functies toevoegen aan software die u al gebruikt.

Het alleen aan de IT overlaten. De IT-dienst kent de licenties, niet het gebruik. De vakdiensten weten het.

Referentiebronnen

Verder lezen

Fiche opgesteld op basis van de geconsolideerde tekst van verordening (EU) 2024/1689, versie van 27 juli 2026. Geverifieerd op 26 augustus 2026. Algemene informatie: dit is geen individueel juridisch advies.