Van « we zouden moeten » naar « het is gedaan ».

Model van inventaris van AI-systemen

Het document waarmee u weet wat u hebt. Geen enkel artikel legt het op aan ondernemingen die gewoon commerciële tools gebruiken — maar het is de enige manier om te zien wanneer een toepassing naar hoog risico overhelt, en het eenvoudigste bewijs van de maatregelen die u neemt op grond van artikel 4.

Het model downloaden (.csv-bestand, opent in Excel of LibreOffice) →

De negen kolommen, en waarom elk

• Tool en versie — twee versies van dezelfde software hebben niet dezelfde AI-functies.
• Aanbieder — aan hem vraagt u te zijner tijd de documentatie.
• Waarvoor het dient — in één zin, in de taal van het vak.
• Wie het gebruikt — de dienst, en het aantal personen.
• Verwerkte gegevens — de enige vraag die telt: zijn er persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens bij?
• Uw rol — gebruiksverantwoordelijke, aanbieder of importeur. Bij twijfel: lees de fiche « Geldt dit voor mijn onderneming? ».
• Menselijk toezicht — wie nakijkt, en wanneer. Dit is de kolom die u het meest beschermt.
• Verantwoordelijke — een naam, geen dienst.
• Datum van de laatste herziening — een inventaris die niet wordt herzien, veroudert op drie maanden.

Begin met drie tools. Een onvolledige inventaris is oneindig veel beter dan een inventaris die nooit begon.

Checklist transparence

Eén keer doorlopen, daarna bij elke nieuwe inhoud of nieuwe tool die met het publiek in contact komt. Deze verplichtingen zijn van toepassing sinds 2 augustus 2026.

Uw chatbots en assistenten

• Weet de persoon dat hij met een machine praat vóór het eerste gesprek?
• Staat de vermelding zichtbaar op het scherm, en niet weggestopt in de algemene voorwaarden?
• Wordt er een manier vermeld om een mens te bereiken?
• Wordt uw assistent door een derde geleverd: staat de vermelding er standaard, of moet u ze zelf toevoegen?

Uw gepubliceerde inhoud

• Worden gegenereerde beelden, geluiden en video’s die personen, plaatsen of gebeurtenissen tonen die voor echt kunnen doorgaan, als kunstmatig aangeduid?
• Dragen door AI gegenereerde teksten die het publiek informeren over een kwestie van algemeen belang een vermelding — of de naam van een geïdentificeerde menselijke nalezer?
• Vos contenus publiés avant 2 augustus 2026: niets te doen, er is geen terugwerkende kracht.

Uw generatieve tools

• Past uw aanbieder een machineleesbare markering toe op wat zijn tool voortbrengt?
• Stond zijn systeem al vóór 2 augustus 2026 op de markt, hoe ver staat hij dan met de deadline van 2 december 2026 ?
• Heeft hij de praktijkcode over de transparantie van door AI gegenereerde inhoud ondertekend? Dat is niet verplicht, maar het vereenvoudigt het bewijs van conformiteit.

Kant-en-klare formuleringen

• Chatbot: « U praat met een automatische assistent. Wil u iemand spreken, schrijf dan naar … »
• Gegenereerd beeld: « Beeld gegenereerd door artificiële intelligentie. »
• Artikel: « Deze tekst werd opgesteld met hulp van artificiële intelligentie en nagelezen door [voornaam naam], verantwoordelijke voor de publicatie. »

Leveranciersfiche: de vragen vóór u tekent

Schriftelijk te sturen aan elke uitgever van een AI-tool die u overweegt. Het antwoord — of het stilzwijgen — zegt evenveel als het product zelf.

Over het systeem zelf

• Beschouwt u uw systeem als hoogrisico in de zin van bijlage III of bijlage I van de verordening? Op welke grond?
• Hoe ver staat u met uw conformering, en volgens welke kalender?
• Kan u uw technische documentatie en uw gebruiksaanwijzing bezorgen?
• Brengt uw systeem synthetische inhoud voort? Wordt die machineleesbaar gemarkeerd?

Over de gegevens

• Worden onze gegevens gebruikt om uw modellen te trainen? Hoe schakelen we dat uit?
• Waar worden ze gehost, en verlaten ze de Europese Economische Ruimte?
• Hoe lang worden ze bewaard, en hoe laten we ze wissen?
• Biedt u een verwerkersovereenkomst aan die met de AVG in overeenstemming is?

Over de aansprakelijkheid

• Wat gebeurt er als uw systeem een foute beslissing voortbrengt die ons schade berokkent?
• Informeert u ons over ernstige incidenten, en binnen welke termijn?
• Als wij uw tool onder onze eigen merknaam verspreiden, wie is dan aanbieder in de zin van de verordening?

Dat laatste punt is doorslaggevend: uw naam op een AI-tool zetten kan u tot de aanbieder ervan maken, met alle verplichtingen van dien.

Plan voor AI-geletterdheid: een halve dag, geen opleidingsplan

Sinds de Digital Omnibus verplicht artikel 4 u « maatregelen te nemen om de ontwikkeling te bevorderen » van de AI-geletterdheid — zonder verplichting een niveau te waarborgen. Hier zijn maatregelen op maat, haalbaar voor een kmo, en documenteerbaar.

1. Eén pagina interne regels

• De toegelaten tools, en die welke het niet zijn.
• Wat er nooit in gaat: gegevens van klanten of werknemers, gezondheidsgegevens, bedrijfsgeheimen, broncode, stukken uit een lopend dossier.
• Wat een mens moet nalezen vóór het de onderneming verlaat, en door wie.
• Wat als door AI gegenereerd moet worden aangeduid.
• Wie te bellen bij twijfel — één naam.

2. Eén vergadering van dertig minuten

De pagina voorstellen, twee echte voorbeelden tonen — een goed gebruik, een te vermijden gebruik — en vragen beantwoorden. Dat werkt beter dan een online module die niemand afmaakt.

3. Eén schriftelijk spoor

Datum, deelnemers, verspreid document. Drie regels in een bestand volstaan: dat is het bewijs dat de maatregelen genomen zijn.

4. Eén herziening om de zes maanden

Tools veranderen, AI-functies duiken op in software die u al had. Neem de inventaris opnieuw door, werk de regelpagina bij, en herhaal het in een vergadering.

Wat dit plan niet is: een certificering, een examen of een opleidingsbudget. De verplichting is een middelenverbintenis — deze vier maatregelen voldoen eraan.

Tools geverifieerd op 26 augustus 2026 aan de geconsolideerde tekst van verordening (EU) 2024/1689. Algemene informatie, zonder individueel juridisch advies.